في أودو 20، تُسجَّل تواريخ الانتهاء على الدفعات (Lots) والأرقام التسلسلية. كل دفعة من المنتج تحمل تاريخ انتهاء وثلاثة تواريخ تُحسب منه: أفضل استخدام قبل، والسحب، والتنبيه. ومع استراتيجية الصرف FEFO يحجز أودو لكل تسليم الدفعة صاحبة أقرب تاريخ سحب، ويتوقف عن عرض الدفعات التي تجاوزت تاريخ سحبها للبيع، ويطلب تأكيدًا قبل أن يشحن أحد دفعة منتهية.
التواريخ الأربعة على الدفعة
| التاريخ | يُضبط على المنتج بصفته | ما يفعله أودو به |
|---|---|---|
| Expiration Date (الانتهاء) | أيامًا بعد الاستلام | يعتبر الدفعة منتهية من ذلك اليوم، ويحتاج تسليمها إلى تأكيد. |
| Best Before Date (أفضل استخدام قبل) | أيامًا قبل الانتهاء | يظهر على الدفعة ويُطبع في ملصقات GS1، ولا يمنع شيئًا. |
| Removal Date (السحب) | أيامًا قبل الانتهاء | يحدد ترتيب الصرف في FEFO. ومن هذا التاريخ لا تُحسب الدفعة ضمن المتاح للبيع ولا تُحجز للتسليمات. |
| Alert Date (التنبيه) | أيامًا قبل الانتهاء | يضع الدفعة في فلتر Expiration Alerts ويُنشئ مهمة للمستخدم المسؤول عن المنتج. |
مثال: زبادي مدة انتهائه 30 يومًا، وتاريخ سحبه قبل الانتهاء بـ7 أيام، وتنبيهه قبل الانتهاء بـ10 أيام، استُلم في 1 نوفمبر. ينتهي في 1 ديسمبر، ويخرج من المخزون القابل للبيع في 24 نوفمبر، ويصدر تنبيهه في 21 نوفمبر.
الإعداد في أودو 20
- من Inventory → Configuration → Settings، قسم Traceability، فعّل Lots & Serial Numbers ثم Expiration Dates، واحفظ.
- في القسم نفسه فعّل Display Lots & Serial Numbers on Delivery Slips وDisplay Expiration Dates on Delivery Slips إن كان عملاؤك يراجعون التواريخ على المستندات.
- على كل منتج قابل للتلف، في تبويب General Information، يجب أن يكون النوع Goods. واجعل Tracking على By Lots.
- في تبويب Inventory، قسم Traceability، فعّل Expiration Date وأدخل عدد الأيام للتواريخ الأربعة.
- من Inventory → Configuration → Categories افتح فئة البضائع القابلة للتلف واجعل Force Removal Strategy على First Expiry First Out (FEFO). يمكنك ضبط FEFO على موقع المخزون بدلًا من ذلك، تحت Logistics، لكن إعداد الفئة يتقدم على إعداد الموقع.
- في تبويب Inventory للمنتج، اختر مستخدمًا في حقل Responsible ليستلم تنبيهات الانتهاء.
الاستلام: اعتمد التاريخ المطبوع على الكرتونة
افتراضيًا، يضبط أودو تاريخ انتهاء الدفعة الجديدة على تاريخ الاستلام مضافًا إليه أيام الانتهاء المحددة على المنتج. وهذا يناسب ما تنتجه بنفسك. أما البضائع المستوردة فتصل وتاريخ المصنع مطبوع عليها، وغالبًا بعد أشهر من الشحن والتخليص، فيُظهر الحساب الافتراضي صلاحية أطول من الحقيقة.
- في الاستلام، اضغط Details على سطر المنتج.
- أدخل Lot/Serial Number وExpiration Date المطبوعين على الكرتونة، سطرًا لكل دفعة بكميتها.
- اضغط Validate. وإذا عدّلت تاريخ الانتهاء، يحرّك أودو تواريخ أفضل استخدام والسحب والتنبيه بعدد الأيام نفسه.
ومع الماسح الضوئي تكفي مسحة واحدة لكل كرتونة. اجعل Barcode Nomenclature على Default GS1 Nomenclature في إعدادات المخزون، فيقرأ تطبيق Barcode المنتج (01) والدفعة (10) وتاريخ الانتهاء (17) من ملصق GS1-128 ويضعها في الاستلام. وإذا حمل الملصق تاريخ أفضل استخدام فقط (15)، يضيف أودو إليه أيام Best Before المحددة على المنتج ليحسب تاريخ الانتهاء. اطلع على ماسحات Zebra مع أودو وماسحات الباركود من Zebra.
التجهيز والتسليم بنظام FEFO
مع FEFO يحجز أودو الدفعات بترتيب تاريخ السحب، ثم بترتيب تاريخ الوصول. مثال عملي: لدى موزع ثلاث دفعات من حليب أطفال، ويؤكد طلبًا بـ300 علبة.
| الدفعة | الموجود | تاريخ السحب | المحجوز للطلب |
|---|---|---|---|
| L-0412 | 120 | 20 ديسمبر 2026 | 120 |
| L-0519 | 250 | 15 فبراير 2027 | 180 |
| L-0607 | 400 | 30 أبريل 2027 | 0 |
الدفعة التي تجاوزت تاريخ سحبها تُتخطى حتى لو كانت الأقدم. تبقى ضمن On Hand، لكنها تخرج من الكمية الحرة والكمية المتوقعة، فلا يعد بها مندوبو المبيعات، وتطلب قواعد إعادة الطلب بديلها في وقته. وفي عرض السعر، لا يُحسب في المخزون الظاهر للسطر إلا الدفعات التي سيظل تاريخ سحبها بعد تاريخ التسليم.
حين يشحن أحد دفعة منتهية
يستطيع موظف التجهيز اختيار دفعة يدويًا. فإذا احتوى التسليم على دفعة منتهية أو تجاوزت تاريخ سحبها، يفتح زر Validate نافذة تأكيد تذكرها بالاسم. Confirm يشحنها رغم ذلك، وProceed except expired يحذف الأسطر التي تجاوزت تاريخ السحب ويشحن الباقي، وإغلاق النافذة يعيدك إلى التسليم.
التنبيهات والتقارير والاستدعاء
- Expiration Alerts. في Inventory → Products → Lots/Serial Numbers يعرض هذا الفلتر كل دفعة تجاوزت تاريخ تنبيهها. أضف عمودي Expiration Date وRemoval Date من قائمة الأعمدة الاختيارية، وجمّع حسب المنتج.
- مهمة يومية. حين تبلغ دفعة لها مخزون في مستودعك تاريخ التنبيه، يُنشئ المجدول اليومي للمستخدم المسؤول عن المنتج مهمة "Alert Date Reached"، مرة واحدة لكل دفعة.
- الاستدعاء. افتح الدفعة واضغط Traceability لترى كل استلام وتحويل وتسليم لها، ومعها العملاء الذين استلموها.
- إيصالات التسليم. حين تُطبع الدفعات وتواريخ الانتهاء على إيصالات التسليم، يستطيع عملاؤك مطابقة ما استلموه مع الدفعة التي تستدعيها.
أخطاء نراها كثيرًا في الكويت
| ما يحدث | السبب | الحل |
|---|---|---|
| المخزون المستورد يُظهر صلاحية أطول بأشهر مما على الكرتونة | ترك تاريخ الانتهاء للحساب الافتراضي: تاريخ الاستلام مضافًا إليه الأيام | أدخل التاريخ المطبوع أو امسحه عند الاستلام |
| FEFO لا يعمل على بعض المنتجات | FEFO مضبوط على الموقع بينما تفرض الفئة FIFO | اجعل FEFO هو Force Removal Strategy على الفئة |
| عميل يرفض بضاعة قصيرة الصلاحية | تاريخ السحب صفر يوم | اجعل تاريخ السحب بقدر الصلاحية المتبقية التي يشترطها عملاؤك عند التسليم |
| مخزون قديم يُحسب قابلًا للبيع | دفعات أُنشئت بلا تواريخ عند تفعيل التتبع | أعد جرد المخزون حسب الدفعة وأدخل التواريخ |
| تنبيهات لا يقرؤها أحد | لا يوجد مستخدم مسؤول على المنتج | حدد مستخدمًا مسؤولًا على كل منتج قابل للتلف |
كثيرًا ما ترفض سلاسل السوبرماركت ومجموعات الصيدليات التسليمات التي تقل صلاحيتها المتبقية عن حد معين. وتاريخ السحب هو طريقتك لضبط هذا الحد في أودو: المخزون الذي ينزل تحته يتوقف حجزه للطلبات.
نُعدّ تتبع الدفعات وتواريخ الانتهاء لموزعي الأغذية والأدوية والمستلزمات الطبية في الكويت والخليج: اطلع على أودو للرعاية الصحية والأدوية والمخزون في أودو وأودو لشركات التجارة والتوزيع.
الخطوة التالية
- اكتب قائمة بمنتجاتك القابلة للتلف، والصلاحية المتبقية التي يشترطها كل عميل عند التسليم.
- فعّل الدفعات وتواريخ الانتهاء في قاعدة بيانات تجريبية، واضبط FEFO على فئة واحدة، ومرّر عليها استلامًا وتسليمًا.
- احجز استشارة إن أردت مساعدة في نقل مخزونك إلى الدفعات وتواريخ الانتهاء.