تعمل شركة التجارة في الكويت على أودو بأربعة تطبيقات هي المشتريات والمخزون والمبيعات والمحاسبة، وتضيف نقاط البيع إذا كان لديها صالات عرض أو كاونترات بيع نقدي أو سيارات توزيع. وتغطي هذه التطبيقات دورة التجارة كاملة: أمر استيراد من مورد في الخارج، وتكاليف الشحن والجمارك مضافة إلى تكلفة البضاعة، وقائمة أسعار لكل فئة من العملاء، وحد ائتمان لكل عميل، وهامش ربح محسوب على التكلفة الكاملة. ومعظم ذلك إعدادات قياسية في أودو، أما العمل المخصص في مشاريع التجارة فيتركز عادة في التقارير وقواعد الموافقات والربط مع أنظمة أخرى.
تطبيقات أودو التي تحتاجها شركة التجارة
- المشتريات: طلبات عروض الأسعار، وأوامر الشراء بعملة المورد، وقوائم أسعار الموردين ومدد التوريد، وفواتير الموردين مطابقة لعمليات الاستلام.
- المخزون: المستودعات والمواقع، والاستلام والتسليم، والدفعات وتواريخ الصلاحية، وقواعد إعادة الطلب وتكاليف الوصول (Landed Costs).
- المبيعات: عروض أسعار من قائمة أسعار العميل، وتسليم من المستودع الصحيح، وفواتير بما تم تسليمه.
- المحاسبة: الفواتير والمدفوعات وكشوف حسابات العملاء والتسويات البنكية وتقارير الهامش، بالدينار الكويتي وبثلاث خانات عشرية.
- نقاط البيع: صالات العرض وكاونترات البيع النقدي والبيع بالسيارات، على المخزون وقوائم الأسعار نفسها.
ويُضاف تطبيق Barcode عندما يعمل المستودع بالمسح الضوئي، وتطبيق Quality عندما تُفحص البضاعة عند وصولها، وStudio عندما تحتاج شاشة إلى حقل إضافي. وتعرض صفحة التجارة والتوزيع كيف نُعدّ هذه التطبيقات.
أوامر الاستيراد وتكاليف الوصول
يبدأ الاستيراد بأمر شراء بعملة المورد، وغالبًا ما تكون الدولار الأمريكي أو اليورو أو اليوان الصيني. ويحتفظ أودو بالأمر والفاتورة بتلك العملة، ويحوّلهما إلى الدينار بسعر صرف اليوم، ويرحّل فرق الصرف عند سداد الفاتورة.
وتصل تكاليف الشحن والتأمين والرسوم الجمركية وأتعاب المخلّص الجمركي في فواتير منفصلة، وكثيرًا ما تصل بعد البضاعة بأسابيع. وفي أودو تكون كل تكلفة منها منتج خدمة مفعّلًا عليه خيار Is a Landed Cost. وعند وصول الفاتورة يضغط المحاسب Create Landed Costs، ويختار عملية الاستلام التي تخصها، فيوزّع أودو التكلفة على منتجات ذلك الاستلام: بالتساوي، أو حسب الكمية، أو حسب التكلفة الحالية، أو حسب الوزن، أو حسب الحجم. فترتفع قيمة المخزون بنصيب كل منتج، ويظهر هامش المبيعات اللاحقة على التكلفة الكاملة.
ويمكن إحالة أوامر الشراء التي تتجاوز مبلغًا تحدده إلى مدير للموافقة، وضبط فواتير الموردين على الكميات المستلمة، فلا يُدفع للمورد إلا عمّا وصل فعلًا. المزيد عن المشتريات في أودو.
قوائم الأسعار وحدود الائتمان والبيع بالسيارات
يبيع معظم الموزعين المنتج الواحد بأكثر من سعر: سعر الجملة، وسعر التجزئة، وسعر الجمعيات التعاونية، وسعر لعميل رئيسي. وفي أودو تكون كل واحدة منها قائمة أسعار. وتحدد القاعدة سعرًا ثابتًا، أو خصمًا على سعر البيع، أو معادلة على التكلفة، مع حد أدنى للكمية وفترة سريان، بالدينار أو بعملة أخرى. ولكل عميل قائمة أسعار افتراضية، فيبدأ عرض السعر من أسعار ذلك العميل.
وحدود الائتمان إعداد في تطبيق المحاسبة. يُحدَّد لكل عميل حد، ويُظهر أودو تنبيهًا على عرض السعر والفاتورة عندما يتجاوز الرصيد المفتوح مع الطلب الجديد هذا الحد. وأودو القياسي ينبّه ولا يوقف الطلب، والشركات التي تريد إيقاف الطلبات حتى يفرج عنها قسم المالية تضيف خطوة موافقة، توفرها وحداتنا في ITH Suite على شكل إيقاف ائتماني (credit hold).
ولا يوجد في أودو تطبيق منفصل للبيع بالسيارات (Van Sales). والإعداد المعتاد يجعل كل سيارة موقع مخزون: التحميل الصباحي تحويل داخلي، والمندوب يبيع من نقاط البيع على جهاز لوحي أو هاتف، ويستمر البيع عند انقطاع الشبكة. ويُسجَّل البيع الآجل على حساب العميل. وفي المساء تعود البضاعة غير المباعة بتحويل، ويُعدّ النقد عند إغلاق الجلسة، فيُراجَع المخزون والنقد لكل سيارة يوميًا.
عدة مستودعات والدفعات وتواريخ الصلاحية
يُعدّ كل مستودع أو صالة عرض أو فرع مستودعًا في أودو، بمواقع تصل إلى مستوى الرف، وتنتقل البضاعة بينها بالتحويلات. وتُنشئ قواعد إعادة الطلب أمر شراء، أو تحويلًا من المستودع الرئيسي، عندما ينزل المخزون عن الحد الأدنى.
ويفعّل موزعو الأغذية ومستحضرات التجميل والأدوية خياري Lots & Serial Numbers وExpiration Dates في إعدادات المخزون. فتحمل كل دفعة تاريخ انتهائها وتاريخ سحب يسبقه بأيام، وتوجّه استراتيجية FEFO (ما ينتهي أولًا يُصرف أولًا) العاملين إلى الدفعة الأقرب انتهاءً. وعندما يسحب مورد دفعة من السوق، يُظهر تتبع الدفعة العملاء الذين استلموها. المزيد عن المخزون في أودو.
الفواتير العربية ومجموعة الشركات
تثبّت حزمة المحاسبة الكويتية في أودو تصميم الفاتورة الخليجي، الذي يطبع العربية بجانب الإنجليزية على الفواتير والإشعارات الدائنة وفواتير الموردين. ويمكن حفظ أسماء المنتجات باللغتين، ويعمل كل مستخدم بالعربية أو الإنجليزية، مع واجهات من اليمين إلى اليسار بالعربية.
وكثيرًا ما تدير مجموعات التجارة أكثر من شركة، كشركة استيراد وشركة تجزئة وشركة في السعودية. ويمكن أن تشترك هذه الشركات في قاعدة بيانات أودو واحدة بحسابات ومخزون منفصلة. وعند تفعيل Inter-Company Transactions يُنشئ أمر الشراء من شركة أمر البيع المقابل في الشركة الأخرى، وتُنشئ الفاتورة فاتورة المورد المقابلة. وتحتفظ الشركات خارج الكويت بقواعد ضريبة القيمة المضافة والفوترة الإلكترونية في دولها.
مشكلات التجارة الشائعة والإعداد الذي يعالج كلًا منها في أودو
| المشكلة | أين تُعالَج في أودو | ما الذي يحدث |
|---|---|---|
| تُسجَّل تكاليف الشحن والجمارك مصروفات، فيبدو الهامش أعلى من حقيقته | إعدادات المخزون: Landed Costs | تُوزَّع كل تكلفة على عملية الاستلام وتُضاف إلى تكلفة المخزون |
| مندوب يعطي سعرًا قديمًا أو خاطئًا | المبيعات: قائمة أسعار لكل عميل بفترات سريان | يبدأ عرض السعر من أسعار ذلك العميل |
| عميل يواصل الشراء وعليه فواتير متأخرة | إعدادات المحاسبة: Sales Credit Limit | تنبيه على عرض السعر والفاتورة بعد تجاوز الحد |
| بضاعة منتهية الصلاحية تصل إلى عميل | إعدادات المخزون: Lots & Serial Numbers وExpiration Dates واستراتيجية FEFO | يُوجَّه العاملون إلى الدفعة الأقرب انتهاءً |
| يُدفع لمورد عن بضاعة لم تصل | إعدادات المشتريات: ضبط الفواتير على الكميات المستلمة | تُطابَق الفاتورة مع الاستلام قبل الدفع |
| ينفد مخزون فرع بينما في المستودع الرئيسي كمية كافية | المخزون: قواعد إعادة الطلب مع التزويد من المستودع الرئيسي | يُنشأ تحويل عندما ينزل مخزون الفرع عن حده الأدنى |
| مبيعات بين شركات المجموعة تُفوتر مرتين أو لا تُفوتر | الإعدادات، الشركات: Inter-Company Transactions | يُنشأ أمر الشركة الأخرى أو فاتورتها تلقائيًا |
| مخزون السيارة ونقدها لا يتطابقان آخر اليوم | نقاط البيع: نقطة بيع لكل سيارة بموقع مخزون خاص | تُغلق الجلسة بعدّ النقد وتعود البضاعة بتحويل |
لا يحتاج أي من هذه إلى تطوير مخصص. يكفي تفعيل الإعداد، واستكمال البيانات الأساسية (طريقة التكلفة، وقوائم الأسعار، والحدود، ومدد الصلاحية)، وتدريب الفريق على استخدامه.
كيف يبدو ذلك في الكويت
- لا ضريبة قيمة مضافة. لا تطبق الكويت ضريبة القيمة المضافة حتى أكتوبر 2026، فلا تحمل الفواتير المحلية بنود ضريبة، وتدخل الرسوم الجمركية المدفوعة على الواردات في تكاليف الوصول.
- ثلاث خانات عشرية. الأسعار والفواتير والتحويلات البنكية بالدينار الكويتي حتى الفلس، ويحتفظ أودو بثلاث خانات عشرية للدينار.
- الجمعيات التعاونية والعملاء الرئيسيون. لكل منهم قائمة أسعار وكشف حساب خاص يُطابَق مع دفعاته.
- العربية والإنجليزية. فواتير وإشعارات دائنة باللغتين، مع ضبط أذونات التسليم وكشوف الحسابات بالشكل نفسه.
ما الذي تقدمه IT Horizon لشركات التجارة
نبدأ بورش عمل عن طريقة الشراء والاستيراد والتسعير والتخزين والبيع في شركتك اليوم، ثم نكتب نطاقًا ثابتًا يحدد التطبيقات والإعدادات والتقارير وأي وحدات مخصصة. نُعدّ أودو على نسخة من بياناتك، ويختبره فريقك بطلبات حقيقية، وعند الانتقال نُدخل المخزون الافتتاحي والطلبات المفتوحة وأرصدة العملاء، ولا يبدأ التشغيل الفعلي إلا بعد تطابق أعداد السجلات والأرصدة. وبعد التشغيل ندعم فريقك في الأسابيع الأولى، ثم بموجب اتفاقية دعم.
وحيث يتوقف أودو القياسي، تضيف وحداتنا في ITH Suite الضوابط التي يطلبها كبار الموزعين: الإيقاف الائتماني، وحظر التسليم والفوترة، والخصومات اللاحقة (rebates)، وإدارة الدفعات. نحن شريك أودو في السالمية، ولدينا أكثر من 10 سنوات من العمل على أودو وأكثر من 50 عميلًا في دول الخليج. كيف ننفّذ تطبيق أودو.
الخطوة التالية
- اكتب المشكلات التي تكلّف شركتك أكثر من غيرها اليوم: هامش لا يمكن الاعتماد عليه، ومخزون لا يتطابق، وعملاء متأخرون في السداد، وبضاعة منتهية الصلاحية، وإقفال شهري بطيء.
- اجمع مثالًا حقيقيًا لكل منها: شحنة مستوردة مع فواتير الشحن والجمارك، وقائمة أسعار لعميل، وكشف حساب عميل متأخر في السداد.
- احجز استشارة وأحضر هذه الأمثلة. يشرح لك الاستشاري كيف يعالج أودو كل واحدة منها وما الذي سيشمله النطاق.